Altijd en overal de juiste displayplannen

Maak kennis met de nieuwe tool van stichd.

Enthousiaste klanten, daar staan wij ‘s ochtends vroeg voor op. KJ moet werk leuker maken. En dat is bij stichd zeker gelukt!

stichd?

Ja, stichd. Een bijzonder bedrijf. Het maakt bijzondere producten voor uitzonderlijke merken. Denk aan Ferrari-petten, Levi’s-Sokken en Puma-ondergoed. Echte visuals dus. Producten waar klanten gewoon tegenaan moeten lopen … dan gaat de rest vanzelf. Zien is kopen.

Verleiden

Voor stichd is het enorm belangrijk dat alle bedrijven hun producten exclusief en aantrekkelijk kunnen presenteren. Consumenten moeten verleid worden. stichd heeft voor alle producten displays en presentatieplannen. Maar niks is zo trendgevoelig als fashion. Daarom veranderen de presentaties continu.

De nieuwe maatwerktool moet alle displayplannen eenvoudig, snel en altijd up-to-date beschikbaar maken. Voor elk bedrijf met producten van stichd.

Kijk, dat is nog eens een uitdaging!

De start

“Onze software was verouderd. We wilden meer, sneller en beter. Tijd voor een nieuwe tool”, aldus Daphne. “We begonnen met input verzamelen. Elke afdeling mocht haar wensen en eisen op tafel gooien. We clusterde alle informatie tot één wensenpakket. Dat moest het worden! Nu nog iemand die het kan bouwen.”

De ontmoeting

“Ik kan me de eerste gesprekken nog goed herinneren”, vertelt Bart Kablau van KJ Software. “Daphne wist goed wat stichd voor ogen had. Een behoorlijk aantal harde eisen en mooie wensen. Dat wordt een flinke softwaretool. Eerst maar eens proberen om het totaalplaatje behapbaar te maken.”

“Onze software moet werk leuker maken”, gaat Bart enthousiast verder. “Medewerkers laten doen waar ze goed in zijn. Alle overbodige handelingen slopen we uit het werk, dat neemt onze oplossing over. Software is bij KJ geen doel op zich. Het staat in teken van de gebruiker. Die maken we het makkelijker.”

Sleutelen

“Samen gingen we aan het sleutelen”, zegt Bart. “We voegden slimme variabelen toe en lieten een aantal zaken juist weg. Zo werd de oplossing steeds logischer en eenvoudiger. Er ontstond overzicht. Uiteindelijk viel alles op zijn plek. Dit moet het worden.” “Heel fijn dat KJ de zaken behapbaar maakt. Dat had ik nu net nodig”, zegt Daphne.

Verwachting +1

De nieuwe tool geeft alle bedrijven in een handomdraai de actuele displays en presentatieplannen. Dat was immers de kernvraag. “Het flexibele karakter van de tool sprak ons enorm aan”, vertelt Daphne: “Alle presentaties en displays veranderen om de haverklap. Daar moesten we telkens onze oude softwareleverancier voor bellen. Om gek van te worden! Dankzij KJ kunnen we dit zelf. En nog mooier … de tool wordt gekoppeld aan ons ERP-systeem. Zo hebben we alles in één pakket. Dit hadden we zelfs niet durven dromen.”

Één contactpersoon, vast overleg

Bart: “Een goed plan is het halve werk. Als iedereen er volledig achter staat, gaan we bouwen. Dan haken de techneuten aan. In dit geval Floris. Hij beet zich vast in het project en is ook degene die het contact overneemt. Zo kan stichd altijd bij dezelfde persoon terecht. Dat werkt wel zo prettig.”

Floris is het daar volledig mee eens. “Het werkt zoveel effectiever zonder tussenpersonen. Hoe meer schakels in het traject, des te groter de kans op ruis. Tijdens dit proces kom je obstakels tegen. Die wil je snel en effectief uit de weg helpen.” Bart, Floris en Daphne hielden structureel overleg. Zo werd alles direct besproken. En door de overleggen kreeg Daphne steeds meer feeling met de tool. “Dat noemen ze ‘Agile’. Ik vind het vooral heel logisch”, zegt Bart.

Veel invalshoeken

Daphne: “We deelden het testen op in twee fasen. In de eerste fase testen onze technici de software. Alle zaken die naar voren kwamen, gingen direct naar Floris. Daarna werd de salesafdeling erbij betrokken. Natuurlijk zien die weer hele andere dingen.” “En zo hoort het”, vult Bart aan. “Testen moet vanuit zoveel mogelijk invalshoeken.” “Een enorm prettige samenwerking. Vol enthousiasme creëerden we zeer slimme oplossingen.”

Mini-stapjes

Daphne vertelt enthousiast over de testfase. “Tijdens de ontwikkeling kregen we al een presentatie. We zagen direct wat ons te wachten stond. Stap voor stap werden we meegenomen in de functies en lay-out van de tool. Zo konden we samen de puntjes op de i zetten. Tegelijkertijd haakten onze key-users aan. Zo kregen ze vroegtijdig alle info over de implementatie. Eigenlijk hebben we in hapklare brokken de implementatie doorlopen.”

“Toen het live testen begon, waren we al halve experts”, lacht Daphne. “Maar serieus, we wisten al veel over de maatwerktool. Dat is superprettig. Als we alles in een keer op ons bordje hadden gekregen, was dat een gigantische overkill aan info geweest.”

De volgende stap voor Milremo

Als één ding de retail kenmerkt, dan is het de constante verandering die telkens in rap tempo volgt. Sinds het ontstaan van het internet gaat het snel. Héél snel. Wie kan zich nog herinneren dat de catalogus van de Wehkamp of Otto op de mat viel? Dat klinkt als een eeuwigheid geleden

Tegenwoordig ontwerp je jouw eigen kleding gewoon op je smartphone. En bestellen en betalen? Dat kan eenvoudig via een app en jouw Face-ID. Hoe ga je hier als producent van fietskleding op maat in Europa mee om? Voor deze uitdaging stond Milremo Custom Cycling Clothing. En wij mochten ze daar mee helpen..

Samen bouw je het portaal

Matthias: “De communicatie tijdens het ontwikkelen en implementeren was rechtdoorzee. Zaken werden concreet gemaakt en afspraken werden nagekomen.”

Dominique vertelt: “ de samenwerking met Milremo en Coers Online verliep prettig. In elk traject kom je zaken tegen die je vooraf niet kunt voorspellen. Als je flexibel blijft en dit samen aanpakt kom je altijd op het juiste eindpunt uit. Dat is samen goed gelukt.

Een implementatietraining op locatie

Natuurlijk denk je bij software al snel aan ontwikkeling. Dat terwijl de implementatie van de software vaak minstens net z’n grote uitdaging is. Bij KJ Software implementeren we de software met eigen trainingen op locatie bij de opdrachtgever. Bij Milremo heeft de Sales Office training gehad van Bart en Dominique.

En voor vragen hebben ze het directe telefoonnummer van de ontwikkelaar. Zo kunnen eventuele kleine issues snel getackeld worden.

Probleem

Het updaten en onderhouden van het assortiment op het portaal is een tijdrovende klus. Door de complexe inrichting van het ERP-pakket is de aansluiting niet optimaal en een live koppeling ontbreekt. Dit maakt het proces erg foutgevoelig, wat afbreuk doet aan het vertrouwen van de dealers in het bestelproces.

Het portaal en de informatievoorziening is daardoor niet volledig en mogelijk zelfs foutief. Door de enorme hoeveelheid aan productcombinaties en de handmatige invoer hiervan, is de uitkomst die op het portaal getoond wordt niet altijd betrouwbaar. Dit veroorzaakt onnodige fouten in het proces.

Implicatie

Doordat de oplossing niet volledig is, blijven dealers contact zoeken en gebruiken het portaal niet of nauwelijks. De salesafdeling heeft hierdoor nog steeds veel werk aan het verwerken van de bestellingen. Daarnaast is de kans op fouten nog groot en het herstellen ervan kost veel tijd en geld.

De doorlooptijd van wijzigingen in het productassortiment en de daarbij behorende kosten zijn hoog door het handmatige werk dat gedaan moet worden. Ook geven dealers aan het portaal niet te vertrouwen en dus ook niet in de toekomst te gaan gebruiken. Dit heeft onder andere te maken met het foutieve advies dat niet altijd een was afgestemd op de motor van de klant.

Nuttig effect

Indien een dealerportaal de dealer voorziet van accurate prijzen, met de juiste adviezen en mogelijkheden afgestemd op de motor van de klant, zal de verkoopafdeling van The Jekill and Hyde Company enorm ontlast worden. Hierdoor ontstaat een beter aansluiting op het productieproces en een slimmer proces van bestelling tot uitlevering. Verder worden fouten in bestellingen geminimaliseerd door goede en correcte visualisatie van de verschillende combinaties. Daarnaast zal de IT & Sales afdeling veel tijd besparen doordat de koppeling tussen het ERP systeem en het portaal geheel automatisch verloopt zonder tussenkomst van medewerkers.

Tijdens de ontwikkeling werden we structureel op de hoogte gehouden door Demy. Wat ik vooral prettig vond was dat de planning en deadlines werden gehaald. Op die manier wisten we precies wat we van elkaar konden verwachten”, vertelt Hanneke.

Oplossing

KJ is begonnen met het onderzoek naar de herstructuring van de data in het ERP-pakket. Op basis van dat advies is de inrichting van het ERP-pakket aangepast zodat een live koppeling mogelijk werd. Daarna is het complete portaal en de koppeling met het ERP-pakket opnieuw ontwikkeld door KJ.

Het dealerportaal biedt de juiste functionaliteit als aanvulling op het ERP-pakket en kan live data ophalen zodat de dealer altijd de juiste informatie tot zijn beschikking heeft. De dealer kan in het portaal het uitlaatsysteem configureren op basis van de specificaties van de gekozen motor. Hierbij worden de configuratiemogelijkheden getoond en kan de dealer na de configuratie de order direct plaatsen bij The Jekill and Hyde Company.

De order wordt na bestelling direct doorgezet naar het ERP-systeem waardoor er geen tussenkomst van een medewerker van The Jekill and Hyde Company meer nodig is. Uiteraard blijven de medewerkers wel betrokken bij het complete proces, maar worden zoveel mogelijk administratieve werkzaamheden door het systeem verwerkt.

Na het succes van de eerste fase is ook de configurator voor de consumenten aangepast. Hierin kan iedereen een uitlaatsysteem samenstellen en een offerte aanvragen bij de juiste dealer.