Een Maatwerk Control Panel voor BSU

Voor BSU ontwikkelden we een Maatwerk Control Panel. Met deze nieuwe software tool brengt BSU, met één druk op de knop, afwijkingen op de Golden Image (en dus risico’s door aangepaste instellingen van een ICT-omgeving) bij opdrachtgevers in beeld. Super gaaf, want het bespaart gigantisch veel tijd. Een slimme oplossing en goede fundering voor de doorontwikkelingen die nog komen gaan. Lees hoe Thijs, eigenaar van BSU, het traject heeft ervaren.

Bestaande software kan dit niet controleren

Thijs vertelt: “Bij BSU beheren we Microsoft Tenants voor opdrachtgevers. Veiligheid en transparantie zijn belangrijke pijlers. De meest veilige instellingen noemen we de ‘Golden Image’. Alleen passen gebruikers in de loop van de tijd natuurlijk instellingen aan en dat brengt risico’s met zich mee.

Het in kaart brengen van deze risico’s kostte ons veel tijd. En de volgende dag? Dan was het overzicht niet meer up-to-date. Dat moest slimmer kunnen. Met BSU zochten we een Software Tool om de risico’s bij alle opdrachtgevers eenvoudig in beeld te brengen. Aan de ene kant zodat we zelf op elk moment een duidelijk overzicht hebben. Aan de andere kant om afwijkingen (en risico’s) met opdrachtgevers te delen en bespreken.

Er bleken geen tools in de markt die dit controleren. Dus zochten we naar een maatwerk softwareleverancier en kwamen we in contact met KJ Software.”

Gesprekken voeren met verschillende softwareleveranciers

We maakten een afspraak met Bart Kablau. Als je Bart kent, weet je hoe hij is: lekker no-nonsens. Bij BSU vinden we dat prettig. Vriendelijk én tegelijkertijd zeggen waar het op staat. Alleen uiteindelijk draait het natuurlijk maar om één ding: de software die je levert.

Daar heeft Bart ons niet in teleurgesteld. De kennis in de organisatie bij KJ is bijzonder hoog. Er zijn weinig woorden nodig om te maken wat we willen. We waren echt aangenaam verrast. Voordat je zo’n traject start, ben je toch bang dat je de programmeur op sleeptouw moet nemen. Dat was absoluut niet het geval. Programmeurs kwamen in de ontwikkelfases juist met toevoegingen.

Een vloeiende samenwerking tijdens de ontwikkeling

In de ontwikkelfase kwamen we in contact met Sem, Thomas en Dominique. Stap-voor-stap was het motto. Strakke processen. Snel schakelen. Veel en fijn contact. Het was in de ontwikkelfase het recept voor een vloeiende samenwerking. Met verbeteringen kwamen Thomas en Dominique zelf. Groot en klein. Ze begrepen de kern van onze uitdaging. Daar maakten ze voor ons echt het verschil.

In de staging fase konden we zelf aan de bak. Flink testen, zonder dat we wat kapot konden maken. Daardoor haalden we voor de livegang alle foutjes eruit. Ook in deze fase staan de KJ-ers direct klaar en gaan ze net zo lang door tot de problematieken eruit zijn. Als er een echt probleem is, weet je wat je aan partnership hebt. Uit ervaring weet ik nu: bij KJ Software werken ze door tot het is opgelost.

De livegang verliep daardoor soepel. Geen verrassingen. Het was precies wat we verwachtten.

Samen ontwikkelen aan de toekomst

Als je graag vooruit kijkt, vergeet je soms terug te blikken. Zo bleek het alweer 8 jaar geleden dat we voor het eerst met Van Wanrooij Bouw & Ontwikkeling in contact kwamen. Nu we samen met Frank Schoones (Van Wanrooij) in de achteruitkijkspiegel kijken, zien we het resultaat van stap voor stap doorontwikkelen van Maatwerk Software. Gaaf!

Niet alleen ideeën bedenken.. maar aanpakken en starten met ontwikkelen. Dat past goed bij de mentaliteit van Van Wanrooij, toch Frank?

Frank vertelt:

“Ja, dat klopt helemaal. Ik moest even goed nadenken waar de samenwerking tussen Van Wanrooij en KJ Software precies is begonnen. Ik weet dat we in die tijd ook een traject met Salesforce hadden lopen. Maar daar bleek dat we de organisatie aan het systeem moesten gaan aanpassen. Dat was niet wat we zochten.”

De aftrap van het ‘Nieuwbouwportaal’

Het begon allemaal met het ontwikkelen van het ‘Nieuwbouwportaal’. Dit was in eerste instantie een lead management systeem met als doel de verkoop centraal bij te houden. In die tijd liepen de verkopen via makelaars en waren we afhankelijk van de input die zij aan ons gaven.

Je kunt je voorstellen dat je dan regelmatig in het duister tast. Terwijl je juist precies wilt weten hoe het ervoor staat. Dan kun je anticiperen met de campagnes die je hebt lopen. Maar niet alleen dat, het ‘Nieuwbouwportaal’ gaf ons ook een beter inzicht op andere vlakken. Data bleek echt ‘king’ te zijn. Op projectniveau, makelaarsniveau.. we kregen ineens zoveel inzicht. Zeker in de doorontwikkeling van het systeem in de jaren die volgden.

De samenwerking tussen van Wanrooij en KJ

“Zonder in detail te treden was het ‘Nieuwbouwportaal’ vanaf het eerste moment écht een slimme tool. Zo hebben we de samenwerking met KJ de afgelopen 8 jaar ook ervaren. Slimme gasten (m/v) die met goede oplossingen komen, die ze ook nog kunnen realiseren.

Natuurlijk zijn er in een samenwerking van 8 jaar ups & downs. Maar in welke situatie dan ook werd het met een open vizier opgelost. Juist dat is belangrijk in een samenwerking voor de lange termijn. KJ heeft zich de afgelopen jaren ook ontwikkeld tot een stabiele professionele organisatie. Dat werkt heel prettig. Ze denken altijd een stap vooruit en zo kwamen we op de volgende verbeterslag.

De doorontwikkeling van het ‘Nieuwbouwportaal’

In deze fase gingen we aan de slag met automatiseren. Zo ontwikkelde KJ een ‘vraag en antwoord module’, zodat alle vragen en antwoorden op een centrale plek te vinden zijn. Een ‘documenten module’ waarin altijd de laatste versie van documenten in te zien waren. Een ‘contract module’ waarmee we met een paar drukken op de knop overeenkomsten kunnen genereren en ondertekenen. En als klap op de vuurpijl een ‘inschrijving en toewijzing module’. Daarmee kunnen we uit duizenden inschrijvingen de juiste bouwnummers aan de juiste kandidaten toewijzen.

Het portaal bespaart ons nog steeds élke dag zoveel tijd.Het maakt ons werk letterlijk leuker. En het grote voordeel van maatwerk software is dat je alles met elkaar kunt koppelen.

Koppelingen tussen alle systemen

De centrale database werd het centrum van al onze mutaties. KJ koppelde ons nieuwe ERP-pakket, maakte de koppeling met het Kopersbegeleidingportaal, koppelde met Van Wanrooij Keuken Tegels & Sanitair, ontwikkelde een koppeling met het CMS en er kwam een koppeling bij het digitaal ondertekenen. Alles wat we bedachten, konden ze maken. Dat werkt heel prettig.

De koppelingen besparen ons enorm veel tijd. Waar we voorheen op elke plek mutaties handmatig moesten doorvoeren, gebeurt dit nu automatisch. Daarmee is altijd de juiste informatie op de juiste plek. Het geeft enorm veel duidelijkheid waardoor er niets tussen wal en schip blijft liggen en we op die manier met weinig mensen bergen werk kunnen verzetten.

Mede door de ontwikkeling van andere portalen en modules van KJ natuurlijk. Het Kopersbegeleidingportaal en het Keuken, Tegen en Badkamer portaal zijn bijvoorbeeld ook volledig door KJ ontwikkeld. Maar laten we dat de volgende keer toelichten.

Een paarse krokodil..

Daar hebben we bij KJ Software en Breedband helemaal niets mee. We houden van snel schakelen. Geen onnodige poespas, gewoon het werk leuker maken met onze software. En dat is bij Breedband zeker gelukt!

Breedband?

Breedband Arnhem, Breedband Nederland en Aaldering ICT. Al jaren bestonden ze naast elkaar. Sinds juli 2018 vormen ze één bedrijf: Breedband. Ze verzorgen supersnel internet door heel Nederland. Daarnaast bouwen én beheren ze bedrijfsnetwerken en leveren ze clouddiensten. De ‘kastjes en kabeltjes’ zijn in principe niet onderscheidend, de mensen die ermee werken en de manier waarop wél. En dat zorgde voor een flinke groei de afgelopen jaren

Uit het jasje groeien

Het samenvoegen van bedrijven en toevoegen van nieuwe diensten zorgt voor uitdagingen, vertelt Manager Customer Care Dorien van Haren. Onze opdracht aan KJ was simpel: maak ons werk leuker. Dat overtypen van en naar Excel, vreselijk vonden we dat! Meer overzicht, minder handmatig werk en op cijfers in het systeem vertrouwen, dat zochten we.

Eerlijk is eerlijk: zo simpel als het klinkt is het natuurlijk niet. We zijn met onze internetdiensten uit ons jasje gegroeid. De oude software was nooit voor onze nieuwe diensten gemaakt. En voor alles wat niet in het systeem past gebruik je dan een alternatief: Excel.

Dat kost zoveel tijd. Elke dag weer. Dat moest anders. Een leuke uitdaging voor onze vrienden van KJ Software.

Fijnere processen voor het team

Als je met Dorien praat weet je dat het menens is, vertelt Bart Kablau van KJ Software. Dorien vertelde dat ze een overzicht wilden hebben van verschillende overeenkomsten, in combinatie met afwijkende facturatiekalenders. En als we dan toch bezig zijn: laten we dan het bewaken van opzegtermijnen, opleveringen en facturatie meteen verder automatiseren.

Klinkt logisch en voor ons een leuke uitdaging. De eerste horde: uittekenen hoe Breedband de processen slimmer kan inrichten. Het werk leuker maken. Dat begint bij fijne processen voor de mensen. Onze software is er alleen om het te faciliteren.

Zo bedachten we dat er koppelingen moesten komen tussen de software van Breedband en hun partners. De koppelingen importeren automatisch de data die bijvoorbeeld op de facturen komen te staan. Voorheen een flinke klus met veel handmatig werk, terwijl overtypen nu niet meer nodig zou zijn.

Ontwikkelen, zei Dorien toen we het nieuwe proces lieten zien. Dus gingen we aan de slag.

Ontwikkeling van slimmere software

Net als bij andere projecten is de samenwerking van het team (waaronder de klant) het belangrijkst, vertelt Sander van KJ Software.

We gingen aan de slag en na drie maanden konden we de eerste opzet van de nieuwe maatwerk tool laten zien. Volledig met koppelingen met leveranciers, eenvoudig in gebruik en de mogelijkheid om de nieuwe diensten live te factureren. Maar voordat we dat deden volgde eerst een uitgebreide test.

Collega’s zonder technische kennis doorliepen testscenario’s die vooraf samen bepaalt zijn. Een paar kleine puntjes kwamen tijdens de test naar voren, die loste we op en gaven daarna Dorien en haar team toegang tot de software. Tijd voor test nummer twee.

Een grote glimlach

Ik weet nog dat we echt blij waren toen we de software voor het eerst zagen. De overzichten waren precies zoals vooraf besproken: helder, makkelijk te vinden en als het nodig was ook naar specifieke wensen aan te passen. Ook de koppelingen met onze leveranciers werkte als een tierelier. Je beseft op dat moment meteen dit is wat we nodig hadden. Afijn, een testfase is natuurlijk om te testen, dus daar gingen we mee aan de slag.

We hebben in een paar weken tijd de puntjes op de i gezet. Een paar aanpassingen die we net even anders wilde zien en daarna konden we live. Als het werkt, dan kan dat.

Meteen in gebruik nemen

Het is natuurlijk prachtig om te zien dat de Breedbanders eenvoudig met de software uit de voeten konden. Precies dat bedoelen we met ‘werk leuker maken’. We hoorde van Dorien dat ze versneld over gingen naar het nieuwe systeem. Geen tussenfase waarin een klein gedeelte van het klantenbestand facturen zou ontvangen via de nieuwe software. Heerlijk zijn dat soort berichten, dan weet je dat het project geslaagd is.