Softwarepijn bij eindgebruikers
Software kan je processen automatiseren. Helaas is dat niet altijd het geval. Een workaround hier, gegevens overtypen daar en voordat je het weet ben je alles uit je mailbox aan het verwerken. Herkenbaar? Je bent je er misschien niet van bewust, maar de kans is groot dat je processen zo lek zijn als een mandje. Gelukkig zijn deze lekkages te verhelpen. In dit artikel laten we je zien hoe.
Lekkage 1: de bekende workaround hier 
Maak je gebruik van meerdere systemen? Of van Excel documenten? Veel e-mails? We zien het vaak terug bij bedrijven. Alles wat niet in het systeem past moet toch verwerkt kunnen worden.
Een wijziging in het project kun je natuurlijk gewoon naar je collega en opdrachtgever e-mailen. En een factuur kun je op het einde van het traject handmatig aanpassen. Hoe vaak komt het voor dat dan toch iets niet blijkt te kloppen. En dat.. zorgt voor softwarepijn bij eindgebruikers.
“Werk daarom met alle schakels van je organisatie in hetzelfde systeem of: koppel de systemen”
Creatief nagedacht. Iedereen op de hoogte gehouden. En toch gaat het weer ergens fout. Onderzoek wijst uit dat workarounds voor meer fouten zorgen. Werk daarom met alle schakels van je organisatie in hetzelfde systeem of: koppel de systemen. Verander je de data halverwege het traject, dan is de data automatisch bij iedereen up-to-date. uitdaging.
Lekkage 2: gegevens overtypen daar 
Kijk bijzonder uit met het overtypen van gegevens. Niemand vind overtypen leuk, het kost tijd en vergroot de kans op fouten. En tijd en fouten, die kosten geld. De lekkage los je op door:
Processen op elkaar laten aansluiten en automatiseren. Een voorbeeld:
– Vanuit je calculatie creëer je automatisch een offerte;
– De klant kan de offerte digitaal afkeuren of ondertekenen;
– Vanuit de digitale ondertekening creëer je automatisch taken (die in je calculatie berekend zijn);
– Zijn je taken afgerond? Dan genereer en verstuur je automatisch facturen;
– De binnengekomen betaling verwerk je automatisch in je boekhoudpakket én het overzicht met openstaande facturen.
Ps. een vergelijkbare lead? kopiëren en plakken.
Je kunt je voorstellen dat je flink wat tijd bespaart door het overtypen te automatiseren. En wat denk je van de kans op fouten? Die verklein je tot het minimum. Onze ervaring leert ons dat je hiermee tot 25% van je kosten kunt besparen.
Lekkage 3: alles uit je mailbox verwerken
Ken je dat? Nog even snel controleren of alle cijfers en statussen wel kloppen. Klopt de totale verwachte omzet? Kloppen de totale kosten. En wat is de status van de projecten? Kunnen deze gefactureerd worden of nog niet?
Vaak zie je dat belangrijke data in e-mails naar elkaar verzonden wordt. Dat klinkt als prima te werken, tot je op zoek bent naar het totaal overzicht. Dan kan de speurtocht waar niemand zin in heeft beginnen. Je kunt dit eenvoudig voorkomen en deze lekkage voorkomen met maatwerk software.
Lekkages verhelp je door…
je software exact aan te laten sluiten op je processen. Hierdoor bespaar je een hoop onnodige kosten, bespaar je veel tijd en maak je het werk van je collega’s een stuk leuker!
