Een paarse krokodil..

Daar hebben we bij KJ Software en Breedband helemaal niets mee. We houden van snel schakelen. Geen onnodige poespas, gewoon het werk leuker maken met onze software. En dat is bij Breedband zeker gelukt!

Breedband?

Breedband Arnhem, Breedband Nederland en Aaldering ICT. Al jaren bestonden ze naast elkaar. Sinds juli 2018 vormen ze één bedrijf: Breedband. Ze verzorgen supersnel internet door heel Nederland. Daarnaast bouwen én beheren ze bedrijfsnetwerken en leveren ze clouddiensten. De ‘kastjes en kabeltjes’ zijn in principe niet onderscheidend, de mensen die ermee werken en de manier waarop wél. En dat zorgde voor een flinke groei de afgelopen jaren

Uit het jasje groeien

Het samenvoegen van bedrijven en toevoegen van nieuwe diensten zorgt voor uitdagingen, vertelt Manager Customer Care Dorien van Haren. Onze opdracht aan KJ was simpel: maak ons werk leuker. Dat overtypen van en naar Excel, vreselijk vonden we dat! Meer overzicht, minder handmatig werk en op cijfers in het systeem vertrouwen, dat zochten we.

Eerlijk is eerlijk: zo simpel als het klinkt is het natuurlijk niet. We zijn met onze internetdiensten uit ons jasje gegroeid. De oude software was nooit voor onze nieuwe diensten gemaakt. En voor alles wat niet in het systeem past gebruik je dan een alternatief: Excel.

Dat kost zoveel tijd. Elke dag weer. Dat moest anders. Een leuke uitdaging voor onze vrienden van KJ Software.

Fijnere processen voor het team

Als je met Dorien praat weet je dat het menens is, vertelt Bart Kablau van KJ Software. Dorien vertelde dat ze een overzicht wilden hebben van verschillende overeenkomsten, in combinatie met afwijkende facturatiekalenders. En als we dan toch bezig zijn: laten we dan het bewaken van opzegtermijnen, opleveringen en facturatie meteen verder automatiseren.

Klinkt logisch en voor ons een leuke uitdaging. De eerste horde: uittekenen hoe Breedband de processen slimmer kan inrichten. Het werk leuker maken. Dat begint bij fijne processen voor de mensen. Onze software is er alleen om het te faciliteren.

Zo bedachten we dat er koppelingen moesten komen tussen de software van Breedband en hun partners. De koppelingen importeren automatisch de data die bijvoorbeeld op de facturen komen te staan. Voorheen een flinke klus met veel handmatig werk, terwijl overtypen nu niet meer nodig zou zijn.

Ontwikkelen, zei Dorien toen we het nieuwe proces lieten zien. Dus gingen we aan de slag.

Ontwikkeling van slimmere software

Net als bij andere projecten is de samenwerking van het team (waaronder de klant) het belangrijkst, vertelt Sander van KJ Software.

We gingen aan de slag en na drie maanden konden we de eerste opzet van de nieuwe maatwerk tool laten zien. Volledig met koppelingen met leveranciers, eenvoudig in gebruik en de mogelijkheid om de nieuwe diensten live te factureren. Maar voordat we dat deden volgde eerst een uitgebreide test.

Collega’s zonder technische kennis doorliepen testscenario’s die vooraf samen bepaalt zijn. Een paar kleine puntjes kwamen tijdens de test naar voren, die loste we op en gaven daarna Dorien en haar team toegang tot de software. Tijd voor test nummer twee.

Een grote glimlach

Ik weet nog dat we echt blij waren toen we de software voor het eerst zagen. De overzichten waren precies zoals vooraf besproken: helder, makkelijk te vinden en als het nodig was ook naar specifieke wensen aan te passen. Ook de koppelingen met onze leveranciers werkte als een tierelier. Je beseft op dat moment meteen dit is wat we nodig hadden. Afijn, een testfase is natuurlijk om te testen, dus daar gingen we mee aan de slag.

We hebben in een paar weken tijd de puntjes op de i gezet. Een paar aanpassingen die we net even anders wilde zien en daarna konden we live. Als het werkt, dan kan dat.

Meteen in gebruik nemen

Het is natuurlijk prachtig om te zien dat de Breedbanders eenvoudig met de software uit de voeten konden. Precies dat bedoelen we met ‘werk leuker maken’. We hoorde van Dorien dat ze versneld over gingen naar het nieuwe systeem. Geen tussenfase waarin een klein gedeelte van het klantenbestand facturen zou ontvangen via de nieuwe software. Heerlijk zijn dat soort berichten, dan weet je dat het project geslaagd is.